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Herramientas para la gestión de proyectos

Un proyecto multimedia diseñado para la red puede definirse como una serie de tareas que están relacionadas,  parcialmente ordenadas y  dirigidas a la obtención de un resultado, por lo que se requiere un plazo de tiempo para su elaboración. Las cuatro fases principales de un proyecto son la planificación, programación, la ejecución y el control:

  • Planificación: Incluye la terminación de objetivos en cuanto a resultados, coste y tiempo, la definición del proyecto (detectar hitos, sub-hitos y actividades), determinación de recursos necesarios y organización del proyecto.
  • Programación: Consiste en la asignación de recursos humanos, económicos y materiales a las distintas actividades del proyecto, identificando las relaciones entre actividades para realizar una asignación de recursos óptima.
  • Ejecución: Realización práctica de las actividades que se han programado previamente hasta obtener el resultado deseado.
  • Control del proyecto: Comprobación del cumplimiento de los requisitos de coste, calidad y tiempo.

Para las dos primeras fases conviene ayudarse de herramientas gráficas auxiliares orientadas a la planificación y programación de proyectos. Las dos técnicas más extendidas son los diagramas de Gantt y las mallas de Pert.

  • El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En principio, el diagrama no indica las relaciones no temporales existentes entre actividades.

    El diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen). Un diagrama de Gantt, denominado así en honor a su creador Henry Gantt, sirve para ilustrar gráficamente la duración y las relaciones temporales que existen entre las actividades de un proyecto. En este diagrama existe una jerarquía de actividades, de manera que algunas deben ser completadas antes de pasar a otras, es decir, son “llave”, mientras que otras son independientes y pueden paralelizarse. Los cuadros de Gantt resultan útiles en los proyectos cuyos procesos no son demasiado complicados y las actividades no guardan una interrelación muy fuerte. Si esto no se cumple, conviene utilizar mejor una malla de Pert.
    Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente.
    Básicamente el diagrama esta compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
    Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y Libre/OpenOffice Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la planificación y seguimiento de tareas que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representación de dichas tareas en el tiempo en el formato del gráfico de Gantt. También existen herramientas de licencia libre capaces de llevar a cabo dicho tipo de operación. Se deben valorar, por último, las herramientas que usan una página web y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.
    El artículo dedicado a esta técnica en Wikipedia aporta información más detallada acerca de la elaboración de estas mallas y los cálculos que deben realizarse.

  • Las mallas  Pert, en cambio, se emplean como herramientas cuantitativas orientadas a la planificación y el control. PERT (“Program Evaluation and Review Technique”) es un modelo para administrar y gestionar proyectos que fue creado en 1958 por la Oficina de Proyectos Especiales, perteneciente a la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE.UU.

    La malla Pert es una herramienta de optimización utilizada generalmente en lo que respecta a administración, ya que con ella podemos determinar las distintas formas de llegar a un fin común tomando en cuenta todas las posibilidades (combinaciones de tareas y sus tiempos).

    Los equipos de dirección de los proyectos utilizan estas mallas con el fin de optimizar el resultado escogiendo la mejor secuencia de actividades a lo largo del tiempo que deben realizarse para concluir el plan de acción. Las mallas  Pert hacen posible anticiparse en la programación del proyecto y calcular de manera muy eficiente el tiempo necesario para completarlo. Las Mallas  Pert también actúan como herramientas para facilitar la fase de control, ya que permiten una comparación del tiempo real de ejecución con el tiempo planificado.

    Algunas consideraciones que deben tenerse para elaborar una malla de Pert son:

    • Antes de empezar una actividad, todas las actividades que la preceden deben haber concluido. La prelación lógica se representa mediante flechas, cuya longitud no tiene significado en la representación gráfica.
    • Cada flecha en una malla  Pert debe dirigirse de izquierda a derecha.
    • Deben considerarse las “actividades ficticias”, es decir, aquéllas que no consumen recursos ni tiempo, pero que son necesarias para la correcta ejecución del proyecto.
    • Después de asignar los tiempos de cada una de las actividades, es necesario calcular los tiempos globales de cada rama de la malla, determinando así cuál de ellas emplea más tiempo. Este indicador sirve para definir las actividades que no son susceptibles de retraso.

    El artículo dedicado a esta técnica en Wikipedia aporta información más detallada acerca de la elaboración de estas mallas y los cálculos que deben realizarse.

    Malla de Pert
    Malla de Pert
    • Tiempos y relaciones: Los diagramas de Gantt hacen hincapié en el tiempo que se tarda en completar las tareas, mientras que los gráficos PERT hacen hincapié en las relaciones entre las tareas.
    • Lineal vs. interconexión: Un diagrama PERT puede tener varias redes de tareas paralelas o interconectadas, mientras que un diagrama de Gantt es lineal. Las relaciones entre las tareas en un diagrama de Gantt se representan con flechas.
    • Sencillo vs. complejo: Los gráficos PERT a menudo están diseñados para sólo una parte de los proyectos y terminan en los puntos principales de revisión. Los diagramas de Gantt, por el contrario, funcionan bien para los proyectos más sencillos, ya que lo más probable es que no se requieran cambios a mitad de camino.
    • Limitaciones: Los jefes de proyecto a menudo utilizan ambos tipos porque los diagramas de Gantt no ilustran efectivamente la dependencia de una tarea con otra, mientras que los gráficos PERT pueden ser complicados y confusos.

    1. Herramientas de creatividad.
    2. Herramientas de simulación de proyectos.
    3. Herramientas de gestión de procesos.
    4. Herramientas de gestión de costes.
    5. Herramientas gráficas de diseño.

    Permiten:

    1. Planificación temporal del proyecto
    2. Generación de diagramas temporales
    3. Asignación de recursos
    4. Cálculo de costes
    5. Control del seguimiento del proyecto
    6. Generación de documentación
    7. La más utilizada: Microsoft Project

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